¿Como sé que tengo un proyecto ganador?
Claves para no perder el tiempo y hacer una buena planificación del proyecto
Puesto que la concesión de ayudas de fuentes públicas generalmente resulta cada vez más competitiva, es imprescindible hacer un buen análisis de nuestro proyecto, de cara a preparar candidaturas ganadoras. A lo largo de este artículo vamos a desgranar las 10 claves para determinar si nuestro proyecto tiene altas posibilidades de ser un proyecto ganador y las 10 reglas de oro para preparar una candidatura exitosa.
Lucia Gregorio Rodriguez, Consultor de Planificación Estratégica y Operativa deeconet
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La obtención de financiación pública para proyectos es una posibilidad al alcance de cualquier empresa con un proyecto innovador en cartera. Ahora bien, a menudo, ya sea por desinformación, por desconocimiento sobre cómo preparar con éxito la documentación o simplemente por falta de planificación, esta posibilidad se deja escapar.
A pesar de que no existen fórmulas mágicas, sí hay ciertas claves que nos pueden ayudar a determinar si un proyecto tiene posibilidades de obtener financiación pública antes de que trabajemos en la candidatura de presentación y algunas pautas en la preparación de la documentación que pueden ayudar a que nuestro proyecto sea aprobado.
Al hablar con empresarios sobre la obtención de financiación pública, muchas veces se escuchan comentarios como:
“Pero si mi proyecto era innovador. No sé por qué no lo han aprobado”
“Las convocatorias no se ajustan a mi planificación”
“Los plazos para presentar los proyectos son muy cortos”
“Es más complicado rellenar la solicitud que ejecutar el proyecto”
Si bien los fondos públicos dedicados a la financiación de proyectos, fundamentalmente de I+D+i, ha aumentado significativamente a lo largo de los últimos años tanto a nivel nacional como europeo, los fondos siguen siendo limitados. Es necesario establecer unos objetivos estratégicos claros para maximizar el aprovechamiento de dichos fondos.
Por ello, no basta con tener un proyecto innovador; hay que tener un proyecto ganador, y asumir las reglas establecidas por los organismos otorgantes tanto en cuestión de plazos como de gestión.
El primer paso para saber si un proyecto es susceptible de recibir financiación pública, es ser críticos:
- En muchos casos pensamos que tenemos un proyecto cuando realmente tenemos una idea.
- Un proyecto innovador para nuestra empresa no tiene por qué ser innovador de cara a los objetivos estratégicos de los organismos que otorgan la ayuda.
- Hay multitud de programas con objetivos diferentes; debemos diferenciar de qué tipo es nuestro proyecto (investigación, innovación, desarrollo tecnológico, inversión, etc.) para acertar con el programa adecuado.
- Tenemos que ser capaces de que los evaluadores entiendan el proyecto tan bien como nosotros mismos.
¿Proyecto o idea?
El primer análisis que se debe hacer para saber si tenemos un proyecto ganador es sobre si realmente tenemos un proyecto.
Un proyecto se refiere a un conjunto articulado y coherente de actividades orientadas a alcanzar uno o varios objetivos siguiendo una metodología definida, para lo cual precisa de un equipo de personas idóneas, así como de otros recursos cuantificados en forma de presupuesto, que prevé el logro de determinados resultados sin contravenir las normas y buenas prácticas establecidas y cuya programación en el tiempo responde a un cronograma con una duración limitada.
Por tanto, y ateniéndonos a esta definición, para considerar que tenemos un proyecto debemos tener:
- una idea innovadora, que impacte de manera positiva en nuestra cuenta de resultados
- objetivos medibles
- presupuesto aproximado en base a costes reales de la empresa
- cronograma de ejecución, con actividades definidas e hitos que nos ayuden a determinar las posibles desviaciones del proyecto
La segunda cuestión que nos debemos plantear es si nuestro proyecto, estructurado y con una planificación clara, responde a los objetivos que los organismos otorgantes se marcan para la financiación de proyectos. Es decir, si nuestro proyecto es elegible.
¿Cómo saber si tenemos un proyecto “elegible”?
Un proyecto elegible es aquel que cumple con los requisitos del programa para el que está optando a financiación. Que un proyecto sea elegible, no nos dice nada sobre su calidad; tan sólo nos indica que puede optar a la financiación correspondiente a un programa de ayudas determinado.
Para saber si nuestro proyecto es elegible debemos tener como referencia los documentos elaborados por el organismo otorgante. Los documentos de referencia son:
- Las Bases Reguladoras: Es el documento general donde se establecen los ámbitos y las líneas de subvención a las que las entidades pueden presentar solicitudes
- El Programa de Trabajo: Contiene los detalles de temarios, fechas previstas de publicación de convocatorias, presupuestos, criterios de evaluación, etc. del programa de ayudas. No todos los programas de ayudas publican este documento o se incluye dentro de las Bases Reguladoras.
- La Convocatoria de Ayudas: Contiene la información específica sobre las líneas de financiación, con fechas concretas de presentación de solicitudes y modo de presentación, detalles sobre los objetivos a cumplir por los proyectos, requisitos de los solicitantes, plazos de resolución y justificación, conceptos sujetos a obtener financiación pública, etc.
- Guía de Proponentes: documento de ayuda con indicaciones para la elaboración de la documentación necesaria para la obtención de la financiación. No todos los programas disponen de este documento.
Es en dichos documentos, y fundamentalmente en la Convocatoria de ayudas, donde nos encontramos con los requisitos mínimos que nuestro proyecto debe cumplir para ser elegible.
Las comprobaciones que debemos hacer son las siguientes:
-El solicitante cumple los requisitos establecidos para solicitar la ayuda. En algunos casos, los programas sólo financian a empresas consideradas PYME, otras ayudas sólo están dirigidas a Organismos Públicos... Por otro lado, hay una serie de requisitos administrativos que la empresa debe cumplir para poder optar a financiación pública, como no estar incurso en ninguno de los condicionantes para contratar con la Administración Pública.
- Los objetivos estratégicos del proyecto coinciden con los objetivos del programa.
- El plazo de ejecución del proyecto está dentro de los límites observados en la convocatoria.
- El presupuesto observa los mínimos y/o máximos que contempla la convocatoria de ayudas.
- Se solicita ayuda sólo para los conceptos que se consideran subvencionables en la convocatoria de ayudas (personal, viajes, subcontrataciones, etc.) y ajustándose a los porcentajes máximos que se indican en el caso de que haya un límite.
- Se contemplan en el proyecto las colaboraciones exigidas por el programa de ayudas. En algunos programas es obligatorio contar con colaboraciones de otras empresas (proyectos en colaboración) o subcontratar a Organismos Públicos de Investigación (como Universidades
Las convocatorias de ayudas sólo indican los requisitos mínimos imprescindibles para poder optar a financiación pública. No se refieren, en ningún momento a la calidad del proyecto. Pero será esa calidad del proyecto lo que marque la diferencia entre tener un proyecto elegible y tener un proyecto ganador.
¿Cómo hacemos de un proyecto “elegible” un proyecto ganador?
Los propios organismos nos dan pistas de cómo convertir un proyecto “elegible” en un proyecto ganador.
Muchos de los programas disponen de una “Guía de Evaluación”, donde se da información detallada de los procesos de evaluación y selección de propuestas, incluyendo criterios generales sobre los aspectos relevantes que debe observar una propuesta de calidad.
En otros casos, en la propia convocatoria se establecen los criterios de evaluación y se publica el peso que tendrá cada apartado de la propuesta en la puntuación final de la misma. Una propuesta que no observe alguno de esos apartados, o que no haga una descripción clara de los mismos tendrá menos posibilidades de conseguir la aprobación del mismo.
Los criterios generales que se suelen tener en cuenta a la hora de evaluar un proyecto son:
- Relevancia con los objetivos del programa: adecuación con los objetivos del programa y del tema y con las exigencias de la convocatoria.
- Impacto potencial del proyecto (sobre el sector, las tecnologías, la empresa y la región de implantación), así como el plan definido para alcanzar dicho impacto.
- Calidad y eficacia de la puesta en marcha y gestión del proyecto: adecuada planificación de recursos humanos y materiales en relación al trabajo propuesto, experiencia del solicitante o sus colaboradores en la materia objeto del proyecto, mecanismos de gestión y su compatibilidad con el plan de trabajo, toma de decisiones, gestión de riesgos, optimización de recursos, etc.
- Excelencia del propio proyecto: el proyecto debe ser solvente, no sólo en la mente de quien lo proyecta, sino también en la del que lo evalúa. Para eso quien proyecta debe ser capaz de transmitir, más allá de toda duda, la excelencia del proyecto al evaluador.
10 recomendaciones para tener un proyecto ganador
Para conseguir transmitir que nuestro proyecto es un “proyecto ganador”, es conveniente:
1. Reflexionar en potenciales proyectos que su organización puede desarrollar anticipándose a la publicación de las convocatorias (posicionarse de cara a los programas más que a las convocatorias).
2. Darse a conocer a los interlocutores clave en las Instituciones (aproximación a largo plazo): grupos de trabajos de la UE, Plataformas Tecnológicas, identificación de contactos clave en las Instituciones, …
3. Leer y entender la documentación necesaria: bases de reguladoras, programa de trabajo, convocatoria, etc. La idea tiene que encajar en lo que el organismo busca.
4. Analizar los proyectos aprobados en convocatorias anteriores nos ayuda a saber si nuestro proyecto se ajusta a lo que el organismo está buscando.
5. Presentar la información claramente: los evaluadores, en la mayoría de los casos tienen poco tiempo y muchas propuestas que evaluar, por lo que debemos facilitar su trabajo de entendimiento de nuestro proyecto lo máximo posible a través de:
- Formatos claros (estructura, índice, tamaño de letra, figuras y tablas, etc.). La información se tiene que encontrar de forma rápida.
- Propuesta concisa y ajustada a lo que se solicita.
- Completa: se va a evaluar lo escrito, no lo que un iniciado pueda “leer entre líneas”
- Clara. Es recomendable que una tercera persona que no tenga relación con el proyecto lea la propuesta; sólo si alguien no relacionado entiende el proyecto, podemos decir que realmente estamos transmitiendo correctamente el mensaje.
6. Cuidar el lenguaje, dando valor añadido a los documentos oficiales de referencia.
7. Plantear una planificación de ejecución adecuada en base a las necesidades reales del proyecto.
8. Reflejar claramente el valor añadido del proyecto, los planes de explotación de resultados y la difusión de los mismos.
9. Asegurarse de cumplir los requisitos de elegibilidad.
10. No olvidar aspectos transversales: aspectos éticos, de género, medioambientales, de apertura a la sociedad, interrelaciones con otros ámbitos, etc.
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