3ERA FASE DE UN PROYECTO: DEFINICIÓN

Las decisiones tomadas en la fase de Conceptualización constituyen el insumo de trabajo para continuar con el desarrollo del proyecto y ejecutar la fase de Definir.

El propósito de esta fase es desarrollar en detalle el alcance y los planes de ejecución de la opción seleccionada para:

• Permitir a la Corporación comprometer los fondos u obtener el financiamiento requerido para ejecutar el proyecto.

• Preparar la documentación que sirva de base para la ingeniería de detalle y la contratación de la ejecución del proyecto.

• Confirmar si el valor esperado del proyecto cumple con los objetivos del negocio.

La fase definir consiste en tres objetivos básicos:

1. Desarrollar el paquete de definición del proyecto

Para lograr desarrollar este objetivo, es necesario ejecutar las siguientes actividades:

• Analizar los riesgos
• Precisar el alcance y elaborar el diseño básico
• Desarrollar en detalle el plan de ejecución
• Preparar el estimado de costos Clase II
• Evaluar el grado de definición del proyecto
• Establecer las guías para el control del proyecto
• Desarrollar el plan de aseguramiento tecnológico.

2. Establecer el proceso de contratación y el documento de solicitud de ofertas (D.S.O)

El proceso de contratación consiste en la planificación y ejecución de todas las actividades que conllevan a un entendimiento formal entre el dueño del proyecto y uno o más contratistas.

Este entendimiento llamado contrato tiene carácter legal, ya que los compromisos que se acuerdan entre las partes pasan a ser de obligatorio cumplimiento ante la ley. Un contrato formal presenta las siguientes ventajas:

• Facilita el desarrollo de términos y condiciones mútuamente aceptables.
• Clarifica con exactitud la intención de las partes.
• Documenta estas intenciones, de manera que puedan ser comprendidas por cualquier
lector futuro.
• Provee bases a los equipos del proyecto para el logro de los resultados deseados.
• Minimiza las disputas y malos entendidos. Ayuda a resolver problemas.
• Establece las bases para liquidar reclamos y, en última instancia, es el elemento clave
para resolver querellas por vía judicial.

Como se verá más adelante, el lenguaje utilizado es de suma importancia para concederventajas relativas o proteger a alguna de las partes a la hora de resolver diferencias ante la ley. Por ello, es importante el involucramiento de expertos en la materia como lo son los departamentos legales de las empresas.

Sin embargo, un contrato, por muy bien hecho que esté, no logrará escoger al contratista más adecuado o establecer la modalidad de contratación que optime los intereses del dueño, preservando al mismo tiempo el mercado de obras y servicios. A la gerencia del proyecto le corresponde la responsabilidad de planificar adecuadamente el proceso de contratación, a fin de que esto ocurra antes de comenzar con la contratación propiamente dicha. La planificación debe incluir cómo asegurar la transparencia del proceso de contratación y un ambiente de justicia para todos los concursantes.

El establecimiento del proceso de contratación puede dividirse en dos actividades:

• Elaborar / validar estrategia de ejecución / contratación
• Desarrollar documento de solicitud de ofertas (D.S.O).

3.– Preparar el paquete para la autorización del proyecto

Este es el último objetivo antes de someter el proyecto para aprobación de fondos y consiste en:

• Revisar la evaluación para solicitar fondos propios / financiamiento
• Preparar la documentación para aprobación.