Benchmarking como instrumento para la mejora continuada de RRHH

El benchmark es el punto de referencia sobre el cual hemos de compararnos y medirnos. Tenemos que comprender las fortalezas de nuestros competidores, cómo funcionan y cuando sea el caso, adaptar y construir sobre sus prácticas excelentes las nuestras, para lograr ser líderes.

_{Por: Raúl Píriz; Es Director de www.fororh.com, www.rrhhmagazine.com, www.postgradum.com y www.aprenderh.com, medios de comunicación especializados en RRHH y en Management Empresarial.}

Resumen

A medio plazo la excelencia y competitividad de las empresas vendrá dada a través del eficaz desarrollo personal y profesional de sus RRHH. Por ello, es necesario investigar, evaluar y comprender las mejores prácticas de nuestros competidores, así como las de otros que sin ser competidores destacan en ámbitos de esta función, para mejorar, marcar nuevos objetivos y conseguir una posición de liderazgo frente al resto.

La aplicación de una herramientas como el Benchamarking puede facilitarnos el camino; sin embargo, conviene considerar que el Benchmarking no es una actividad o una práctica que pueda adoptarse aisladamente, sino que deberá estar unida al resto de las actividades y los objetivos de Recursos Humanos (RRHH), así como al resto de procesos orientados a la mejora de la calidad en las empresas.

Toda empresa pretende ocupar una posición de liderazgo y para ello ha de procurar identificar las prácticas y los sistemas de organización de máximo nivel y calidad de sus competidores y a evaluarlos.

Benchmark es el punto de referencia sobre el cual hemos de compararnos y medirnos. Tenemos que comprender las fortalezas de nuestros competidores, cómo funcionan y cuando sea el caso, adaptar y construir sobre sus prácticas excelentes las nuestras para lograr ser líderes.

En una primera fase, y antes de poner en marcha un plan de Benchmarking debemos identificar el conjunto de ratios cuantitativos imprescindibles que nos permitan el establecimiento de un cuadro de comparación competitiva entre las empresas del sector al que pertenezcamos. Debemos acumular conocimientos acerca de la organización, de las personas de contacto, de los sistemas y políticas de gestión de RRHH de diferentes empresas, como bases para el estudio pormenorizado de futuro y a los efectos de estudiar con detenimiento y proponer nuevos modelos de intercambio de información y de participación con el resto de nuestros competidores.

No podemos olvidar que Benchmarking significa investigar acerca de las ventajas competitivas de nuestros competidores, pero de una forma pacífica.

La aplicación de un proyecto en materia de Benchmarking requiere puntualizar con carácter previo una serie de aspectos:

¿Qué entendemos por competidor?

Cuando en Benchmarking hablamos de competencia, este término incluye una definición más allá de la estrictamente referida al competidor directo y abarca hasta el mejor en su género, es decir, no son estrictamente competidores el resto de fabricantes del sector exclusivamente, sino todos aquellos que en el desarrollo de los sistemas de gestión de RRHH , ocupan una posición de excelencia. Conviene dejar claro que los ámbitos de estudio y de investigación para la realización de Benchmarking no deben orientarse exclusivamente al sector en el que se instale nuestra empresa.

Benchmarking implica medición:

Benchmark es un punto de referencia respecto del cual podemos realizar un tipo de medición. Necesitamos para ello disponer de indicadores de gestión, tanto internos como del resto de competidores. A través de Benchmarking podemos determinar la eficacia de nuestros competidores midiendo sus resultados. Los mejores resultados se convierten entonces en el benchmark de referencia para nosotros. Con ello, estableceremos la diferencia que nos separa y a continuación, los objetivos que debemos perseguir para alcanzarla. La medición nos servirá también para comprobar nuestro avance.

Benchmarking requiere sistematización:

En el sentido de incorporar el Benchmarking como herramienta previa para el desarrollo e implantación de nuevas políticas, estrategias, sistemas y procesos de gestión de RRHH. El desarrollo de nuevos proyectos deberá ir precedido del correspondiente benchmark para una mejor planificación y desarrollo de los mismos.

Benchmarking nos ayuda a integrar nuevas ideas:

El Benchamarking nos obliga a mirar afuera de nuestros procesos y de nuestra organización para identificar a los mejores. Nos da una perspectiva más amplia, alejada del egocentrismo y no sirve para comprender que existen formas distintas de hacer y que éstas pueden ser mejores que las nuestras.

Benchmarking es una herramienta que garantiza la mejora continuada:

El Benchmarking es un proceso continuo de gestión y de automejora. No es una moda o un proyecto puntual; es la herramienta clave para mejorar continuamente y para ayudar al desarrollo e implantación de nuevas políticas y estrategias de RRHH en nuestra Compañía, así como para el establecimiento de nuevos objetivos.

Benchmarking requiere trabajo en equipo:

Supone trabajar en equipo con el resto de los miembros encargados de desarrollar e implantar nuevos proyectos en materia de RRHH en la empresa.

CICLO PRCA DEL BENCHMARKING

Principios básicos del benchmarking de RRHH

a)"Incrementar la capacidad de mejora y la competitividad de los RRHH en relación con el resto de las compañías del sector".

b)"Estandarizar y mejorar los procesos internos y la calidad de los indicadores de gestión".

c)"Ayudar al desarrollo e impulsión de nuevas políticas y estrategias en materia de RRHH”.

Desarrollo de un benchmarking

Planificación de las acciones:

A.- Fase inicial de planificación de las acciones de benchmarking

▪ Planificar acciones de Benchmarking: En relación a los objetivos determinados para el periodo que se trate, deben determinarse los ámbitos de estudio objeto de Benchmarking, y a continuación determinar los contenidos objeto del Benchmarking.

▪ Identificar fuentes de información, bases de datos de consulta y contactos con homólogos de otras empresas.

▪ Ya que el Benchmaking persigue averiguar sobre la práctica excelente, es decir, la mejor práctica, no tenemos que fijarnos única y exclusivamente en las empresas del sector al que pertenezca nuestra empresa, aunque sí con preferencia.

▪ Elaborar cuestionarios para la realización del Benchmarking y de información interna para su intercambio. Trabajo en equipo con técnicos y responsables clientes del Benchmarking.

▪ Puesta en común y toma de acuerdos con el resto de los participantes en los temas de Benchmarking e inicio de los mismos.

Estrategia:

La participación en un Benchmarking requiere de un consenso entre los participantes que contenga tres principios básicos: acuerdo político de nivel superior; transparencia en el intercambio de información y garantías de reserva en el tratamiento de la información.

- Acuerdo político: basado en el mutuo interés de los participantes y en la aceptación de unas reglas de juego.

- Transparencia en el intercambio de información: Cuando se asume Benchmarking, asumimos compartir la información objeto de que se trate de forma transparente y completa, abriendo nuestras puertas y solicitando de los demás lo mismo.

- Reserva: Garantía en el tratamiento posterior de la información y respecto de terceros, ya sean internos, de otras áreas de la Compañía como respecto de otras Compañías. En este sentido cabe destacar que algunas empresas tienen impuestas grandes limitaciones a compartir información y que algunas de ellas no participan oficialmente de estas prácticas ya que parte de sus informaciones se han visto perjudicadas por un mal uso frente a terceros.

El éxito de un buen Benchmarking radica en involucrar a la alta dirección de las empresas participantes desde la primera fase del proyecto, conseguir la aceptación de toda la organización y saber comunicar los resultados del benchmark, incorporándolos como objetivos de futuro y para el establecimiento de nuevas políticas e instrumentos de gestión en próximos ejercicios.

B.- Fase de estudio, participación y realización de los benchmarking.

▪ Determinados los contactos y los acuerdos sobre los temas objeto de Benchmarking debemos confeccionar un cronograma para la realización de los mismos y poner en marcha el proceso.

Proceso de realización de los Benchmarking:

▪ Recogida indirecta y directa de información de acuerdo con los factores de tiempo, recursos, complejidad y confidencialidad de los datos.

▪ Utilización de diferentes métodos de recogida de información: participación en encuestas, entrevista telefónica, intercambios y visitas in situ a las empresas.

▪ Determinación de los puntos fuertes y débiles: qué datos son los mejores y el porqué del benchmark o de la mejor práctica para su estudio en profundidad.

▪ Elaboración de informes y cuadros comparativos.

C.- Fase de benchmark y desarrollo y elaboración de nuevas propuestas y objetivos de mejora.

▪ Realizado el Benchmarking estamos en condiciones de determinar el benchmark o la mejor práctica sobre la cual debemos fijarnos y compararnos a fin de mejorar y proponer nuevos objetivos.

▪ Estudiaremos in situ los sistemas y las políticas empleadas en la empresa seleccionada para hacer el benchmark: Esto conlleva no sólo el intercambio de información estrictu sensu, sino un estudio pormenorizado del benchmark a pie de línea. Esto supone el intercambio de políticas e instrumentos de gestión, así como la valoración de los mismos; determinar: ¿Por qué son mejores? ¿Cuánto mejor son otros instrumentos de gestión respecto de los nuestros? ¿Por qué razones? ¿Qué podemos aprender y cómo podemos aplicarlos en nuestra organización?

• A continuación, realizaremos el informe de Benchmarking en el que se sugerirán los ámbitos de mejora internos, y se plantearán nuevos caminos y propuestas de objetivos y estrategias a la Dirección de RRHH para próximos ejercicios. Con ello culminaríamos el ciclo PRCA.