¿Cómo redactar Cartas Comerciales eficazes?
������De qu������ sirve informar a nuestros clientes, si lo hacemos con un estilo y un vocabulario pesado de leer o que no se comprende?
En este art������culo intentaremos dar unas normas generales para la elaboraci������n escrita de cartas comerciales y los elementos que hay que tener en cuenta para conseguir el objetivo de toda comunicaci������n: Una Respuesta Satisfactoria.
Por: Mireia Teb������ FormaConsultores
Extracto del curso Comunicaci������n Escrita en la Empresa, disponible en SaberPlus.
Resumen
- C������mo redactar cartas comerciales que obtengan una respuesta satisfactoria
- Consideraciones estil������sticas y normativas generales de redacci������n
- Cuestiones concretas de redacci������n, espec������ficas para las comunicaciones comerciales
- Importancia de la Creatividad como herramienta de diferenciaci������n
En un colectivo humano tan din������mico como la empresa, el problema de las comunicaciones reviste una importancia decisiva. Si la empresa no se relacionase con el exterior, perder������a su objetivo principal, que es ofrecer su producto o servicio al mercado.
En ocasiones, algunas empresas se muestran extra������adas, porque despu������s de esforzarse en informar a sus diferentes p������blicos sobre temas de inter������s para ellos, no consiguen que ������stos se den por aludidos o generen la respuesta esperada. A trav������s de un sencillo an������lisis se puede ver que en estos casos, el receptor no ha le������do el mensaje porque, o tiene un texto excesivamente largo, o est������ redactado en un estilo farragoso que dificulta la lectura, o se emplean palabras o t������rminos que no se entienden.
Pues bien, las empresas deber������an ser conscientes que lo que hacen es enviar continuas cartas de amor a sus clientes. Que consigan sus objetivos de seducci������n depende, en gran medida, del uso correcto de una serie de normas gr������ficas, est������ticas y de estructura en el contenido.
A la hora de elaborar una carta comercial debemos seguir las pautas gen������ricas de toda redacci������n:
- Cuidar la ortograf������a. Si alg������n error o falta de ortograf������a est������ distorsionando el efecto global, nuestros ojos (que est������n muy bien entrenados, aunque no seamos conscientes de ello) caer������n en ������l r������pidamente y nos har������n olvidar el resto.
- Signos de puntuaci������n: Al contrario de lo que nos pueda parecer, el excesivo uso de las comas no hace m������s f������cil la lectura de un texto. La mayor������a de veces lo recarga en exceso y dificulta su lectura, haci������ndola pesada y farragosa. Debemos acostumbrarnos a utilizar todos los signos de puntuaci������n en su justa medida.
- Tipograf������a. La tipograf������a es el conjunto de caracteres alfab������ticos que vamos a utilizar en nuestras comunicaciones. Los procesadores de texto y las impresoras modernas nos facilitan el uso de m������ltiples tipograf������as. Uno de los aspectos importantes de la imagen corporativa es la selecci������n de una tipograf������a oficial para todos los comunicados, ya sean internos o externos.
- La alineaci������n tambi������n cumple sus funciones: por una parte facilita la lectura y por otra, dar lugar a documentos agradables de leer. En este sentido, la justificaci������n completa da lugar a documentos est������ticamente uniformes, mientras que el margen derecho sin justificar da lugar a documentos "m������s vivos y directos".
- Para conseguir una lectura f������cil y minimizar las distracciones, lo correcto es utilizar el doble espaciado entre l������neas.
- Uso de negritas, subrayados y cursivas para destacar aspectos importantes del texto, procurando no abusar de los mismos para que no resulte excesivamente recargado y pierda con ello su objetivo principal.
- Por lo general, los p������rrafos cortos invitan m������s a la lectura que los que son demasiado largos.
Adem������s de estas consideraciones generales, el particular enfoque y objetivos comerciales de la carta que dirigimos a nuestro cliente, nos lleva a prestar especial atenci������n a algunos aspectos m������s concretos:
- Una de las claves del ������xito de las cartas comerciales est������ en la elecci������n de las bases de datos de las personas a las que se las vamos a enviar. Estas pueden ser, tanto de clientes actuales o ex-clientes, como de clientes potenciales.
- Debemos entonces subdividir los distintos grupos que encontremos en la lista de seleccionada. A esta fase la denominaremos SEGMENTACION. Despu������s de este proceso, elaboraremos estrategias de comunicaci������n DIFERENCIADAS para cada uno de ellos.
- Y por ������ltimo, pondremos en orden la informaci������n, seg������n las pautas que nos sugiere el siguiente esquema:
Introducci������n
Objetivo: Captar la atenci������n
Contenido: Pregunta general, informaci������n sorprendente, etc.
Nudo I
Objetivo: Suscitar inter������s
Contenido: Adaptar nuestros argumentos al grupo o subgrupo.
Nudo II
Objetivo: Provocar deseo
Contenido: Adaptar mis argumentos a la persona.
Desenlace
Objetivo: Invitar a la acci������n
Contenido: Cierre de la acci������n comercial: c������mo hacer el pedido, etc.
Despedida
Objetivo: Informaci������n de contacto
Contenido: Frase de despedida, firma, empresa y cargo.
Aplicando estas sencillas normas conseguiremos cartas comerciales eficaces, que ser������n le������das con inter������s por nuestros clientes y clientes potenciales. Pero no debemos olvidar el toque personal que diferenciar������ nuestra carta del resto de comunicaciones de la competencia. Ese ���������toque��������� es la CREATIVIDAD. ������No olvidemos nunca que somos personas, dirigi������ndonos a otras personas!
Intenta recordar las comunicaciones comerciales que has recibido este ������ltimo mes: ������Cu������les han captado verdaderamente tu atenci������n? ������Aquellas que te han informado correctamente? ������O aquellas que han provocado en ti una emoci������n especial? Pi������nsalo.
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