Gabinete de comunicación, una herramienta útil y necesaria en la empresa
Las pequeñas y medianas empresas deben utilizar todas las herramientas y armas que tienen a su alcance para ser más competitivas, llegar a sus públicos objetivos y utilizar más y mejor el poder de la comunicación. Por Lola García, Directora de Soluciones Eficaces .
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Ser una pyme no significa que se deba desaprovechar un arma tan efectiva cómo es la comunicación. Por ello, trazar una política de comunicación para organizar y dirigir todos los esfuerzos en pro de un mayor y mejor conocimiento de la misma, por sus diferentes públicos, es fundamental. Esta tarea debe ser responsabilidad del gabinete de comunicación y debe estar controlado por la gerencia.
En una sociedad económica tan competitiva como en la que vivimos, se deben buscar elementos diferenciadores que permitan una mejor introducción en el mercado y establecer un lazo de conexión con éste.
Entre los públicos objetivos que una entidad tiene, debemos destacar: sus clientes, sus recursos humanos, sus accionistas, su consejo de administración y sus proveedores. Saber lo que deseamos transmitir y conocer lo que opinan y piensan estos públicos, debe ser una de la prioridades a marcar en cualquier estrategia empresarial.
Cuando se realiza un plan comercial se establece un canal de ida y vuelta de la información, por el que fluye la comunicación, dónde se analiza la aceptación de nuestros productos o servicios y la opinión que de ellos tiene el cliente. Este feedback o retroalimentación permite conocer mejor las necesidades del mercado y poder desarrollar elementos diferenciadores en relación a nuestra competencia. La comunicación permite realizar esta misma aproximación y establecer una retroalimentación con todos los públicos a los que se dirigen las organizaciones. Basándonos en un principio del marketing, las empresas deben producir lo que su mercado demanda, en lugar de vender lo que se produce.
Para entender la comunicación debemos reflexionar sobre el propio concepto y la forma en la que funciona.
Entre los elementos que intervienen, podemos establecer que para que exista la comunicación, necesitamos un emisor desde dónde parta un mensaje, el cual contendrá la propuesta a transmitir. Para que esto funcione, debemos tener un receptor, que es el público al que se dirige y será muy interesante conocer sus opiniones. En tercer lugar necesitaremos contar con un canal por donde fluya el mensaje.
Las empresas son organizaciones vivas y dinámicas que siempre están interactuando con sus públicos, generando una determinada imagen en ese proceso. Aunque no se sea consciente del mensaje que se emite, siempre se está comunicando. La comunicación es como el eco, devuelve lo que recibe y si no se establecen unos objetivos de comunicación, se planea y jerarquiza este proceso, será difícil poder controlar y dirigir el mensaje y el estilo o la imagen que se proyecta, con lo que igualmente la respuesta, el feedback, será incontrolado e impredecible.
Establecer un control de la comunicación que defina objetivos, mensajes y canales, permite ejercer un control sobre lo que se está transmitiendo, definir la oportunidad del mensaje y encontrar los mejores canales por los que transmitirlo, pasando de una situación reactiva, siempre impredecible, a una situación proactiva. En un entorno globalizado y muy cambiante, una estrategia de comunicación integral debe ser considerada una parte fundamental de la gestión de la empresa.
Para ello, es importante saber cómo es, cómo actúa, lo que preocupa y la imagen que se transmite al exterior, pues sólo de este modo lograremos acercarnos más a los públicos a los que nos queremos dirigir y el mensaje llegará de la forma más adecuada, controlando de esta forma el esfuerzo para obtener una buena comunicación y la rentabilidad de los activos empleados en ella.
Pero, ¿por qué es tan importante la comunicación? Una estrategia de comunicación permite ser consciente de la imagen que los responsables de la empresa desean comunicar, coincidente además, con la percepción exterior. Permite dar a conocer a nuestro mercado los diferentes procesos de la empresa, los logros conseguidos, las actividades que realiza, su preocupación por temas sociales y, como suma de todo esto, genera confianza e influye en el futuro.
Cuando se comunica, se ofrece a nuestros públicos: presencia, confianza en la organización, seriedad, se fideliza a los clientes y permite un mejor flujo de información dentro de la empresa.
Las pymes deben aprender de las grandes organizaciones o instituciones y utilizar sus mismas herramientas. Ellos saben que para que la opinión pública sepa de sus actividades, deben establecer canales que permitan emitir su mensaje para que llegue de forma adecuada, para que su imagen siga siendo la que ellos quieren transmitir.
Ser una pequeña o mediana empresa no significa ser menos significativa que una grande, es sólo una cuestión de volumen de actividad, pero igual de importante y necesaria en el mercado.
Todas las empresas sean grandes, medianas o pequeñas deben establecer un plan de comunicación que les permita estar en contacto con sus públicos. Quizás, las medianas y pequeñas empresas son más reticentes a la hora de establecer un plan de comunicación en sus organizaciones, pensando que esto elevará sus costes. Probablemente no han valorado la importancia que para este tipo de organizaciones tiene la comunicación.
Siete claves de por qué le resultará imprescindible montar un gabinete de comunicación
- Transmite confianza y permanencia en el mercado
- Motiva el sentimiento de pertenencia a sus colaboradores
- Es una herramienta fundamental y muy eficaz para dar a conocer nuevos productos
- Fideliza y ofrece seguridad a sus clientes
- Le ayuda a promocionar sus productos o servicios
- Permite conseguir un mejor posicionamiento en el mercado
- Establece un elemento diferenciador que le distinga de su competencia.
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