Diez trucos para mejorar en su comunicación

Algunas veces los mensajes que enviamos a las personas que nos rodean, no llegan tal como nosotros deseamos y si lo hacen, no son interpretados de la forma que queremos. Mejorar y hacernos entender debe ser nuestro objetivo.

_{Por Lola Garc������a, Directora de Soluciones Eficaces .}

Resumen:
��������� Hablar no es lo mismo que comunicarse. Conozca c������mo hacer llegar su mensaje ��������� Reconozca cu������les son las necesidades b������sicas de la comunicaci������n que debe averiguar, para mejorarla ��������� Descubra c������mo una serie de peque������os detalles, muy habituales en nuestra vida diaria, pueden hacerle mejorar en su comunicaci������n con los dem������s.

Las personas somos seres sociales y podemos prescindir de realizar actividades en com������n pero lo que no podemos es dejar de hablar; para ello, usamos el lenguaje como herramienta para comunicarnos. Como dec������a Unamuno: ���������el voto m������s dif������cil de seguir por las personas no es de la castidad, sino el del silencio���������.

Adem������s de hablar, necesitamos que las personas que se relacionan con nosotros nos respondan, nos den r������plica, nos saluden, en resumen, necesitamos entablar una conversaci������n. Muchas veces estas situaciones son poco trascendentes y son conversaciones triviales o simplemente, de saludo, pero si faltan, nos sentimos ignorados o apartados. Piense, por ejemplo, si un compa������ero suyo o su jefe no le dirige la palabra, o se acerca a un grupo de personas y cuando se integra en la conversaci������n, todo el mundo se calla, sentir������ un gran vac������o y pensar������ ������tierra tr������game!.

Por tanto, las personas necesitamos algo m������s que comunicarnos, necesitamos de las palabras para sentirnos aceptados o transmitir el mensaje deseado y poder utilizarlas para: convencer a nuestro cliente, confundir al adversario, imponerse a un competidor, expresar simpat������a o desagrado, hacer amigos o enemigos, alabar o insultar, hacer feliz a los que nos rodean, etc.

Evidentemente, el lenguaje nos ofrece numerosas posibilidades que se pueden resumir en que los seres humanos tenemos la necesidad de comunicarnos con nuestro entorno, no s������lo hablando, sino tambi������n, siendo escuchados. Precisamos transmitir informaci������n, compartir sentimientos, entretenernos, que nos comprendan o entablar relaciones. Si conocemos las razones por las cuales buscamos la comunicaci������n, lo haremos de una manera m������s eficaz y seremos capaces de conseguir nuestros objetivos.

Sabiendo que contamos con una herramienta en nuestro interior que nos puede ayudar a conseguir lo que buscamos ������por qu������ no empezar a utilizarla de inmediato?

Antes de comenzar, debemos saber que todas las personas tenemos unas necesidades b������sicas que satisfacer y que Maslow defin������a en su famosa Pir������mide, hasta no tener cubiertas las necesidades m������s primordiales, nos podemos seguir avanzando. Pues en la comunicaci������n pasa lo mismo, existe una escala de valores que debemos atender a la hora de interpretar o que nos interpreten un mensaje, para lograr con mayor eficacia nuestros objetivos de comunicaci������n.

Extrapolando la teor������a de Maslow, podemos definir estas necesidades o escala de valores, que condicionan la comunicaci������n, como: vitales, de seguridad, integraci������n, estimaci������n y realizaci������n; s������lo si se tienen satisfechas las necesidades del nivel precedente sentimos el impulso de avanzar en las siguientes; ser consciente de esto, nos resultar������ interesante para mejorar en la forma en la que nos comunicamos con los dem������s.

Hagamos algunas reflexiones sobre esta cuesti������n. Imaginemos que estamos hablando con una persona que tiene problemas econ������micos: no puede llegar a final de mes, no puede pagar a los proveedores, etc., si intentamos venderle algo, con toda seguridad, no conseguiremos nuestros objetivos, ya que estar������ pensando en estas cuestiones y no ser������ receptiva a nuestra propuesta. Lo mismo nos pasar������ si ha tenido un problema con un material suministrado, similar al nuestro, y que le ha generado graves inconvenientes en su trabajo; no escuchar������ las excelencias de nuestro producto hasta no escuchar algo que le ofrezca la seguridad o resuelva los problemas que ha tenido. Si tomamos consciencia de estos temas y aprendemos a escuchar a las personas y lo que les preocupa, mejoraremos en nuestra comunicaci������n hacia ellos.

Conociendo estas razones y siendo conscientes qu������ debemos intuir, lo que piensa o siente nuestro interlocutor, pasemos a ver como podemos ser pro activos y acercarnos a las personas de nuestro entorno y potenciar nuestra comunicaci������n para mejorar nuestras relaciones personales y profesionales.

Para que una empresa funcione necesita de las personas que colaboran en ella, de proveedores que cubran y suministren lo que necesita y de clientes que compren sus productos o servicios; lo habitual, es que se mantengan relaciones fluidas con todos ellos, pero en alguna ocasi������n le habr������ pasado que a un cliente, que ������ltimamente no le ha comprado, le ha dejado de llamar o de enviar informaci������n; o aquel proveedor que le vende productos interesantes, ahora no viene a visitarte y ha cambiado por otro, que pasa regularmente para conocer sus necesidades; o quiz������s las personas que trabajan con usted se sienten un poco desmotivadas o su inter������s por la empresa ha deca������do.

Pues vamos a ver algunos trucos para retomar estas situaciones:

El comienzo del nuevo a������o. Es un momento maravilloso para hacer esa llamada que lleva tiempo pensando que debe hacer pero que no encuentra una ocasi������n ideal para hacerla. Es un periodo, en el que se reciben y se hacen muchas llamadas para desear lo mejor para este a������o; aproveche la ocasi������n y haga las llamadas que tiene pendientes, sin olvidar que tambi������n debe felicitar al resto.

Las vacaciones. Tambi������n es una buena ������poca para aproximarse o realizar algunos contactos que hab������a dejado de lado. Es una acci������n muy positiva, ya que se va a preocupar por algo que les divierte e ilusiona.

Cumplea������os, onom������sticas u otros temas personales. Si tiene una base de datos y va anotando fechas importantes de sus clientes, colaboradores o proveedores, les sorprender������ gratamente si se acuerda de d������as tan se������alados para ellos. Tambi������n si se entera que van a tener un hijo o se van a casar, una llamada para dar la enhorabuena, incrementa la posibilidad de mejora en esta relaci������n.

Entrega o recepci������n de un pedido. Que mejor momento para estrechar lazos que interesarse por conocer si todo ha llegado de forma correcta; su cliente se sorprender������ de esta llamada y en algunas ocasiones, recelar������ de ella, pero cuando vea que simplemente deseaba conocer que todo estaba correcto, su confianza se reforzar������; lo mismo suceder������ si llama a un proveedor para decirle que todo ha llegado de forma correcta o que le ha sorprendido alguna innovaci������n que haya hecho, robustecer������ la relaci������n con su empresa y con usted.

Ascensos, premios o la firma de un contrato o pedido. Cualquier ocasi������n para acercarse a una persona para felicitarla o reconocer su val������a, ofrece un grado de acercamiento y de sentimientos de gratitud. No es muy habitual que las personas se alegren de los ������xitos obtenidos por otras, por tanto, se agradece mucho recibir este tipo de felicitaciones. Lo mismo sucede cuando se consigue un gran contrato o pedido, que permite el crecimiento de una empresa, muchos, sienten una envidia insana que les impide crecer, su actitud debe ser alegrarse y reconocer el triunfo obtenido.

Lanzamiento de un nuevo producto o servicio. Que mejor momento para aproximarnos a nuestros clientes que cuando tenemos algo nuevo que comunicar. Adem������s de las promociones y la publicidad que tenga planificadas, oc������pese de llamar personalmente a sus clientes y contarles la magn������fica noticia. La ilusi������n que usted sienta, ser������ capaz de transmitirla y tendr������ la oportunidad de enamorar a sus clientes con su nuevo producto o servicio.

Recomendaciones e instrucciones de nuestros productos o servicios. Muchas veces damos por hecho que nuestros clientes conocen o saben, c������mo utilizar nuestros productos o servicios o c������mo sacar m������s provecho de ellos. Pues nunca d������ por supuesto este asunto y ll������meles para ofrecerles consejo y asesoramiento, es un valor a������adido que le agradecer������n much������simo.

Quejas y reclamaciones. Estas son situaciones poco agradables pero a las que puede sacar mucho provecho. No hay nada peor que un cliente insatisfecho y en muchas ocasiones, ������ste ni siquiera llama para quejarse o reclamar, simplemente, deja de comprar, por eso, cuando un cliente nos llame, enfadado por algo que no se ha hecho bien, le ha llegado en malas condiciones o no cumple sus expectativas, siempre debemos atender su llamada. Si intentamos capear el temporal ignorando la situaci������n, tendremos a una persona encolerizada y que no hablar������ muy bien de nosotros o de nuestra empresa, as������ que aproveche esta ocasi������n para escuchar todo lo negativo, deje que le cuente con detalle lo que le ha sucedido, no le interrumpa cuando ������l hable, deje que se desfogue y luego, ofr������zcale una soluci������n o transm������tale que va a averiguar lo que ha sucedido y c������mo puede arreglar esta cuesti������n; tan pronto como tenga una soluci������n, ll������mele y deje resuelta este asunto, eso s������, no deje pasar mucho tiempo.

En el ������mbito interno de la empresa y con las personas que colaboramos todos los d������as, debemos establecer m������todos para buscar el acercamiento. El grado de contento y satisfacci������n de las personas que trabajan en una empresa, no siempre va unido con el salario o las posibilidades de promoci������n, sino que en muchas ocasiones, algunas muestras de aprecio, atenci������n o reconocimiento, son suficientes para elevar la moral del equipo humano. Adem������s de los trucos anteriores, extrapolados a este contexto, le ofrecemos dos ideas para alcanzar un mejoramiento en su comunicaci������n:

Informe o nota interna. El pr������ximo d������a que vaya a distribuir un informe o una nota interna, h������galo personalmente. Cuando se lo entregue a la persona a la que va dirigido, entable una conversaci������n con ella, pregunte como se encuentra, qu������ espera, averig������e que le parece, y si necesita ver la informaci������n que le lleva, ofr������zcale la posibilidad de que le cuente su opini������n, una vez le������do.

Reconocimiento y halago por el trabajo bien hecho. Todas las personas intentamos que se nos preste atenci������n y que se reconozcan nuestras virtudes. Sentirse aceptadas y reconocidas forma parte de las necesidades elementales y agradecer, en el momento adecuado el esfuerzo realizado, renueva las fuerzas y refuerza la confianza de uno mismo, y no hay un motor m������s potente, que la energ������a que se genera por alguien que se siente bien y reconocido, lo mismo que usted, al alegrarse por los logros de los dem������s.